La Plataforma de Archivos Históricos de las Islas Baleares es una iniciativa de la UIB abierta a la cooperación con otras instituciones para facilitar la catalogación informatizada, la digitalización, la preservación a largo plazo y la difusión en abierto de la documentación que contienen los archivos históricos de las Islas Baleares, con el objetivo principal de difundir la memoria histórica y facilitar la investigación.
El proyecto, inicialmente pensado para informatizar el Archivo Histórico de la UIB, se abrió a meter otros archivos, con una prueba piloto con la Real Academia de Medicina que fue evaluada como muy satisfactoria para ambas partes, lo que alentó a abrirlo a otras instituciones que pudieran estar interesadas. En estos momentos, se han incorporado el Archivo del Colegio Oficial de Médicos y los archivos municipales de Campanet, Deià, Esporles, Montuïri, Sa Pobla y Santa María del Camino, y el de Porreres está en fase de adherirse.
Muchos de los archivos municipales han recibido subvenciones de la Consejería de Cultura, Patrimonio y Normalización Lingüística del Consell de Mallorca, ya que sus proyectos archivísticos cumplen escrupulosamente todos los requerimientos de la convocatoria anual, lo que ha facilitado que los ayuntamientos tuvieran medios suficientes para incorporarse a la iniciativa.
La Plataforma es administrada por el Servicio de Biblioteca y Documentación, y está alojada en los servidores del Centro de Tecnologías de la Información.
Usa el software ATOM, de licencia abierta, avalado por el Consejo Internacional de Archivos (ICA), y los estándares internacionales de descripción archivística ISAD-G, ISAAR y ISDH. Aplica las normas y buenas prácticas en materia de documentación ISO 15489 y 30301, así como los estándares de metadatos Dublin Core.
La UIB y las instituciones integradas en la PAHIB planifican anualmente las acciones que debe llevar a cabo cada archivo y posteriormente las recogen en un convenio de colaboración. De este modo, se va avanzando por fases y cada archivo puede hacerlo a su ritmo y según sus características y disponibilidad.
Además de la descripción y la catalogación informatizada, la PAHIB ofrece los documentos digitalizados para que puedan ser consultados directamente desde internet. Los proyectos de digitalización que se incluyen los convenios también son realizados cumpliendo los criterios de calidad recomendados y con los formatos estándar.
Para esta acometida, la UIB dispone de la Unidad de Digitalización y Acceso Abierto, equipada con escáneres de última generación Coopibook OS, fabricados por I2S, que garantizan una calidad de imagen de mucha resolución y una gran fidelidad, además de una productividad elevada, y el potente software de procesamiento de imágenes LIMB Procesing.
Por otra parte, la plataforma se convierte en garantía de preservación a largo plazo de los documentos digitalizados mediante una metodología que cumple la norma OAIS, la cual garantiza la integridad de los archivos digitales y previene contra la obsolescencia tecnológica de los formatos. La UIB dispone, en este caso, del software LIBSAFE y un sistema de cabinas de copia múltiple y sustitución automática de archivos dañados.
El fruto del trabajo realizado hasta ahora con este proyecto es ofrecer desde un mismo portal nuevo archivos históricos, que pueden utilizar la misma herramienta para su gestión diaria. En conjunto, estos archivos ofrecen a los usuarios cerca de 40.000 registros de descripción archivística y casi 10.000 de documentos digitalizados, con más de 250.000 páginas que son consultables y permiten realizar búsquedas desde internet.
Este año ya se han redactado proyectos para todas las instituciones participantes y se ha aprovechado la presentación pública para firmar los convenios que permitirán poner en marcha las actuaciones previstas, que supondrán el alta de un nuevo archivo y la incorporación de un importante volumen de documentación digitalizada (hacia 1.500 documentos y 90.000 páginas), así como el enriquecimiento de las descripciones de varias series documentales.
Acceso a la Plataforma: https://arxiu-historic.uib.es/
